HowTo: Mail-Konten in Outlook 2016 sichern und wiederherstellen

Standardmäßig bietet Microsoft Outlook keine einfache Möglichkeit, seine eMail-Konten und -Einstellungen sichern und wiederherstellen zu können. Kürzlich wollte ich jedoch mein mühsam eingerichtetes Outlook-Profil mit zahlreichen Mail-Konten vom Desktop auf das Notebook kopieren. Eine funktionierende Vorgehensweise möchte ich hier kurz festhalten.

Outlook-Profil inkl. Mail-Konten, Einstellungen und Signaturen sichern

Im Gegensatz zu Mozilla Thunderbird, das sein Profil in einem zentralen und einfach zu migrierenden Ordner ablegt, speichert Microsoft Outlook die Daten verteilt auf verschiendene Orte im Dateisystem und der Registry.

Bei einer Sicherung werden folgende Ordner kopiert:

  • Datendateien der Mail-Konten: %USERPROFILE%\AppData\Local\Microsoft\Outlook
  • Signaturen: %USERPROFILE%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Im Registry-Editor (Win+R > regedit.exe > Enter) sollten folgende Schlüssel als .reg-Datei gespeichert werden (per Datei > Exportieren…):

  • Eingerichtete Mail-Konten: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles
  • Schriftart-Einstellungen: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings

Der übergeordnete Schlüssel 16.0 steht für die Office-Version 2016. Setzt man bspw. noch Office 2013 ein, sucht man stattdessen im Schlüssel 15.0. Ggf. sind noch weitere Schlüssel älterer Office-Versionen vorhanden. Es genügt jedoch eine Sicherung der gezeigten Daten unterhalb des Schlüssels der neusten eingesetzten Office-Version.

Im Profiles-Schlüssel befinden sich in einem weiteren Schlüssel namens Outlook viele kryptisch benannte Unterschlüssel. Lediglich einer dieser Schlüssel enthält wiederum weitere Unterschlüssel, die die eigentlichen Mail-Konten beinhalten. Davon sollte man sich nicht abschrecken lassen und einfach den kompletten Profiles-Schlüssel sichern.

Kennwörter werden nicht mitgesichert. Diese müssen nach dem Wiederherstellungsprozess manuell eingepflegt werden.

Gesichertes Outlook-Profil wiederherstellen

Beim Wiederherstellen sollte wie folgt vorgegangen werden:

  1. Wurde Outlook frisch installiert, sollte die Anwendung zunächst einmalig gestartet werden. Im erscheinenden Assistenten ist anzugeben, Outlook zunächst ohne Mail-Konten verwenden zu wollen.
  2. Outlook beenden.
  3. Die beiden gesicherten Ordner (Datendateien und Signaturen) zurückkopieren.
  4. Die beiden gesicherten .reg-Dateien (Mail-Konten und Schriftart-Einstellungen) per Doppelklick importieren.
  5. Outlook starten.
  6. Nun sollten bereits alle Mail-Konten erscheinen, allerdings treten beim Senden/Empfangen von eMails Fehler auf (0x800CCC0E / 0x80004005), da Outlook die Kennwörter fehlen.
  7. In den Kontoeinstellungen (Datei > Kontoeinstellungen) wird zum Abschluss für jedes Konto einzeln das zugehörige Kennwort eingepflegt. Dazu auf Ändern… klicken, das fehlende Kennwort eintragen und nach einem Klick auf Weiter das Senden der Testnachricht abwarten.

Damit sind alle relevanten Daten wiederhergestellt. Sowohl Schriftart-Einstellungen als auch Signaturen sollten sofort wieder wie gewohnt funktionieren.

Weiterführende Links

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Ein Gedanke zu „HowTo: Mail-Konten in Outlook 2016 sichern und wiederherstellen

  1. Vielen Dank für diesen aufschlussreichen Artikel.
    Ich stand mit einer Neuinstallation auf einem Notebook (Win 10) vor dem selben Problem und konnte es auf Grund dieses Beitrags (fast) lösen.
    Die Übernahme aller Daten und RegEntries klappte Problemlos (nach dem ersten Start des neuen Outlook 2016) aber beim ersten „echten“ Start brach der Ladevorgang mit der Fehlermeldung „Falscher Pfad zur Outlook OST datei“ ab.
    Die Ursache ist der in den „Profiles“ verschlüsselte Pfad zur Datendatei, der den Benutzernamen enthält. Der Versuch, das in der Registry oder in der Outlook Profilverwaltung zu ändern schlug fehl.
    Geholfen hat mir dan folgende Anleitung in der Microsoft Support DB: https://support.microsoft.com/de-at/kb/2752583
    Der entscheidende Abschnitt ist folgender (Zitat):

    Um den Speicherort der .ost Datei anzupassen, legen Sie den Registrierungseintrag „ForceOSTPath “ folgendermaßen fest:

    Klicken Sie auf Start, klicken Sie auf Ausführen, geben Sie Regedit im Feld Öffnen und klicken Sie dann auf OK.
    Suchen und wählen Sie dann den folgenden Registrierungsunterschlüssel aus:
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook
    Hinweis Xx.0 steht Ihre Version von Office (16,0 = Office 2016 15,0 = Office 2013).
    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Outlook, wählen Sie Neu, und klicken Sie dann auf Wert der erweiterbaren Zeichenfolge.
    Geben Sie ForceOSTPath ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ForceOSTPath, und klicken Sie dann auf Ändern.
    Geben Sie im Feld Wert den vollständigen Pfad der soll die OST-Datei (z. B. D:\MyOST) speichern und dann auf OK.
    Klicken Sie im Menü Datei auf Beenden , um den Registrierungseditor zu beenden.

    ForceOSTPath war dann schließlich die Lösung, beim nächsten Start war Outlook 2016 in voller Pracht (;-)) da.

    Beste Grüße
    Michael

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